In vervolg op mijn blogs over het doel, de grondslag en gegevensminimalisatie, ga ik in deze blog in op transparantie omtrent de verwerking.
Transparantie over de verwerking
Een van de kernbeginselen van der AVG is transparantie. De betrokkene moet, als ‘eigenaar’ van de persoonsgegevens, uitgebreid worden geïnformeerd over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Artikel 13 AVG geeft een opsomming van twaalf onderwerpen waarover de betrokkene moet worden geïnformeerd.
Voortraject
Bij het voornemen om gebruik te gaan maken van een volgsysteem begin je al in een vroeg stadium met het informeren. Ben verantwoordelijke voor een wat grotere organisatie waarin een ondernemingsraad is ingesteld, dan betrek je de or al zo vroeg mogelijk bij je plannen. Je voldoet dan niet alleen aan de informatieverplichtingen uit de Wet op de ondernemingsraden, maar als je de or meeneemt in het implementatieproces, dan creëer je ook draagkracht. Want dat heb je bij de invoering van volgsystemen zeker nodig.
Ook als er geen or is ingesteld binnen je onderneming, dan moet je bij een voorgenomen besluit dat leidt tot een belangrijke verandering van de arbeid, de medewerkers via de personeelsvertegenwoordiging (PVT) óf in een personeelsvergadering om advies vragen.
Privacyverklaring
Als het zover is dat het volgsysteem in gebruik wordt genomen, moeten alle betrokkenen daarvan op de hoogte zijn. De informatie zoals bedoeld in artikel 13 AVG vat je samen in een privacyverklaring. Je verstrekt deze aan de betrokkenen en neemt de verklaring op in bijvoorbeeld het personeelshandboek. Het informeren van vast personeel is op die manier vrij eenvoudig geregeld.
Maar hoe informeer je bijvoorbeeld incidentele chauffeurs of uitzendkrachten? Je kan dat doen met een opvallende sticker bij het instappen en een klein stickertje op het dashboard. Met het stickertje verwijs je naar de privacyverklaring in bijvoorbeeld de voertuigdocumentenmap. Op deze wijze kan je voldoen aan het transparantiebeginsel.
Tot de volgende blog! Dan ga ik het hebben over integriteit en veiligheid.
