Op 1 juli 2021 is er een belangrijke wijziging in de Telecommunicatiewet van kracht geworden. Vanaf deze datum mogen organisaties niet meer zonder voorafgaande toestemming potentiële klanten telefonisch benaderen. Het Bel-me-niet register is gelijktijdig vervallen. Opt-in dus, in plaats van opt-out. Deze verandering betreft het bellen van alle natuurlijke personen. Daaronder vallen ook ZZP’ers en eenmanszaken.
Bestaande klanten
Bestaande klanten waarvan je het telefoonnummer bij verkoop hebt verkregen, mogen wel gebeld worden voor het aanbieden van eigen diensten of producten. Zij mogen tot drie jaar na afloop van de klantrelatie nog gebeld worden. Tenzij de oud-klant zelf al eerder een beroep op vergetelheid heeft gedaan. Uiterlijk drie jaar na afloop van de klantrelatie moeten ondernemingen het telefoonnummer van oud-klanten uit de CRM systemen verwijderen omdat er dan geen geldige grondslag meer is om dit langer te verwerken.
Toestemming
Hoe regel je de toestemming van potentiële klanten? Een voorwaarde uit de AVG voor toestemming is dat deze vrijelijk, dus zonder nadelige gevolgen of psychische druk, moet kunnen worden gegeven of onthouden. Dat betekent voor het contactformulier op de website dat het veld voor het telefoonnummer optioneel moet zijn en geen verplicht veld. De AVG zegt ook dat de toestemming geïnformeerd moet zijn. Bij het contactformulier moet je dus de websitebezoeker informeren dat hij/zij met het invullen van het telefoonnummer, impliciet toestemming geeft om gebeld te worden voor marketing doeleinden.
Bel-me-wel register
De AVG eist aantoonbaarheid van de gegeven toestemmingen. Daarvoor zal je als ondernemer een soort bel-me-wel register moet bijhouden. Daarin moet je in ieder geval registreren wanneer (datum en tijd) de toestemming is gegeven, door wie en de herkomst van het telefoonnummer, bijvoorbeeld contactformulier of telefonisch. De toestemming moet net zo eenvoudig kunnen worden ingetrokken als gegeven. Dus als de toestemming via het contactformulier is gegeven, dan moet het ook mogelijk zijn om deze via het contactformulier weer in te trekken. Let op dat dit overeenkomt met de privacyverklaring.
Wat sta je te doen als ondernemer?
Zorg ervoor dat je een registratie maakt van toestemmingen. Check hoe het zit met de verplichte invulvelden van het contactformulier op je website. Is dit veld optioneel, zet er dan nog informatie bij waarvoor het telefoonnummer wordt gevraagd. Is het een verplicht veld, maak dit dan optioneel en zet er de informatie bij. Controleer of je privacyverklaring nog passend is voor wat dit onderwerp betreft. Controleer je register van verwerkingsactiviteiten en pas het indien nodig aan. En last but not least, de Telecommunicatiewet regelt dat het verboden is om telemarketing te doen met een afgeschermd nummer.
Problemen met de AVG? Faasse Juridische Dienstverlening helpt je er verder mee.
